Recibo electrónico de pago (REP): guía para Costa Rica

Si usted vende a crédito en Costa Rica, seguramente ya se topó con las siglas REP. El recibo electrónico de pago es un comprobante que nació con la versión 4.4 de la facturación electrónica y sirve para una cosa muy concreta: documentar ante Hacienda cuándo le pagaron una factura que emitió a crédito. Acá se lo explicamos en cristiano, sin jerga contable.

Qué es el recibo electrónico de pago (REP)

El REP es uno de los tipos de comprobante electrónico que Hacienda incorporó en el esquema 4.4, junto a la factura, el tiquete, la factura de compra, la factura de exportación y las notas de crédito y débito. Su función es respaldar el cobro de una venta ya facturada, no la venta en sí.

Dicho simple: la factura electrónica dice «le vendí esto»; el REP dice «y hoy me pagó esta parte». Cada documento cuenta una mitad de la historia y juntos le dan trazabilidad a la operación.

Por qué existe: el IVA diferido en ventas a crédito

En una venta de contado el IVA se declara en el período en que se factura. Pero en una venta a crédito el dinero entra después, y ahí es donde entra el régimen de IVA diferido: la Ley N.º 10144 y su reglamento permiten a ciertos contribuyentes —principalmente pymes registradas ante el MEIC o el MAG— posponer el pago del IVA de sus ventas a crédito por un plazo máximo de 90 días.

Ese beneficio tiene una contraparte: hay que demostrar cuándo se cobró. El REP es el documento con el que se demuestra. Sin él, Hacienda no tiene forma de conciliar lo facturado contra lo efectivamente pagado.

Ojo con el plazo: si al cumplirse los 90 días el cliente no le ha pagado, el impuesto igual debe declararse. El diferimiento aplaza el pago, no lo elimina. Consulte con su contador cómo aplica a su actividad antes de acogerse.

Cuándo se emite un REP (y cuándo no)

• Sí corresponde: cuando recibe un abono —parcial o total— de una factura electrónica emitida bajo una condición de venta a crédito con IVA diferido. Si le pagan en tres tractos, emite tres REP.
• Sí corresponde: en ciertos cobros a instituciones del Estado, donde el pago llega bastante después de la factura.
• No corresponde: en ventas de contado, donde la factura ya documenta el cobro en el mismo acto.
• No corresponde: para corregir montos, datos o anular una factura. Para eso están las notas de crédito y débito, que son otro instrumento.

REP, factura y nota de crédito: en qué se diferencian

Factura electrónica

Documenta la venta y genera la obligación tributaria. Es el punto de partida: sin factura no hay REP posible, porque el REP siempre hace referencia a un comprobante previo.

Recibo electrónico de pago

Documenta el ingreso del dinero contra esa factura. No cambia el monto de la venta ni corrige nada: solo registra que el pago ocurrió y en qué fecha.

Nota de crédito o débito

Modifica una factura ya emitida: rebaja, anula o aumenta el monto. Si se equivocó en el precio o el cliente devolvió mercadería, esa es la vía correcta, no el REP.

Qué necesita para emitir un REP correctamente

• La factura original bien emitida: con la condición de venta a crédito y el plazo correctos. Si la condición de venta quedó mal desde el inicio, el REP no la arregla.
• Su certificado de firma digital vigente: el REP se firma y se transmite igual que cualquier otro comprobante. Si tiene dudas, vea la guía sobre la llave criptográfica y el certificado digital.
• Sus datos al día en el sistema de Hacienda: desde octubre de 2025 los trámites se hacen en TRIBU-CR, que reemplazó al ATV.
• Un sistema en versión 4.4: el REP no existe en el esquema 4.3. Si su facturador se quedó atrás, no puede emitirlo.

Los errores más comunes con el REP

• Emitir el REP en la fecha equivocada. La fecha relevante es la del cobro, no la del cierre de mes ni la de la factura.
• Olvidar los abonos parciales. Cada pago recibido necesita su propio comprobante; agrupar tres abonos en un solo REP rompe la trazabilidad.
• Confundirlo con la nota de crédito. Un descuento otorgado después de facturar no es un pago.
• No revisar la respuesta de Hacienda. Como todo comprobante, el REP puede ser rechazado; si no se revisa, el respaldo queda incompleto.
• Llevar el control en una hoja de cálculo aparte. Es la receta perfecta para que se pase el plazo de 90 días sin darse cuenta.

Cómo fivi le simplifica el recibo electrónico de pago

En fivi los comprobantes se emiten siempre en versión 4.4: el sistema arma el documento, lo firma con su certificado —guardado cifrado— lo transmite al sistema oficial de Hacienda y le muestra la respuesta al instante. Además recibe automáticamente las facturas de sus proveedores y conserva 5 años de respaldo descargable, el plazo que exige la ley.

• Pyme o emprendedor: vea fivi para pymes y lleve sus ventas a crédito sin perder de vista los cobros pendientes.
• Contador o despacho: con fivi para despachos maneja muchas empresas y sus REP desde una sola cuenta.
• Equipo de desarrollo: la API de fivi emite y consulta comprobantes desde su ERP o e-commerce, con webhooks para la respuesta de Hacienda.
• ¿Viene de otro facturador? La migración a fivi continúa sus consecutivos sin saltos ni duplicados.

Y si prefiere no abrir la computadora, el asistente de IA incluido le permite facturar por chat desde la plataforma o Telegram: le busca el cliente y el código CABYS, arma el comprobante y solo lo emite cuando usted confirma.

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Preguntas frecuentes sobre el recibo electrónico de pago

Siga aprendiendo

• Cómo hacer una factura electrónica en Costa Rica
• Nota de crédito y débito electrónica
• Mensaje de receptor: aceptar o rechazar en Hacienda
• TRIBU-CR: qué es y cómo cambia su facturación

Aviso: esta guía es informativa y puede cambiar según las disposiciones de Hacienda. No sustituye asesoría contable o legal para casos particulares.