Cómo hacer una factura electrónica en Costa Rica
Hacer una factura electrónica en Costa Rica es más simple de lo que parece cuando se conoce el proceso. Esta guía explica los requisitos, cómo obtener el certificado digital, qué es la versión 4.4 y cómo emitir y validar cada comprobante ante Hacienda sin errores.
Última actualización: 17 de julio de 2026
Desde que la factura electrónica es obligatoria en Costa Rica, todo negocio que vende bienes o servicios debe emitir comprobantes electrónicos aceptados por Hacienda. La buena noticia: una vez configurado, emitir toma segundos. Veamos cómo funciona paso a paso.
Qué es una factura electrónica y la versión 4.4
Una factura electrónica es un archivo XML firmado digitalmente que se transmite a Hacienda y se entrega al cliente. Hoy el formato vigente y obligatorio es la versión 4.4: todo comprobante debe generarse y firmarse bajo ese esquema para que Hacienda lo acepte. Además de la factura electrónica existen otros comprobantes (tiquete electrónico, nota de crédito y nota de débito), pero todos siguen la misma lógica de emisión y validación.
Requisitos para emitir
Para hacer facturas electrónicas en Costa Rica necesita tres cosas:
- Estar inscrito ante Hacienda con sus actividades económicas registradas y al día.
- Certificado de firma digital vigente, que se tramita en el Banco Central de Costa Rica (necesita su cédula vigente y estar al día con Hacienda y la CCSS).
- Un sistema que emita en versión 4.4: que arme el XML, lo firme con su certificado, lo envíe a Hacienda y entregue el comprobante al cliente.
Cómo emitir una factura electrónica, paso a paso
El ciclo de emisión y validación funciona así:
- 1. Genere el comprobante. Elija el cliente, agregue las líneas de venta y los impuestos (por ejemplo, IVA del 13%). El sistema arma el XML bajo el esquema 4.4.
- 2. Fírmelo digitalmente. El comprobante se firma con su llave criptográfica (su certificado), que lo identifica como emisor.
- 3. Envíelo a Hacienda. El XML se transmite a los servidores de Hacienda. Desde el 6 de octubre de 2025, el sistema oficial es TRIBU-CR, que reemplazó al ATV.
- 4. Espere la respuesta. Hacienda responde con un mensaje de aceptado o rechazado.
- 5. Entregue el comprobante. Solo tras la aceptación el comprobante se considera legalmente emitido; entonces se entrega al cliente y se guarda el respaldo.
Qué pasa si Hacienda rechaza el comprobante
Un rechazo no es el fin del mundo, pero sí significa que el comprobante no está emitido hasta corregirlo. Hacienda devuelve el motivo del rechazo; usted ajusta el dato (una cédula, un código de producto, un impuesto mal aplicado) y vuelve a emitir. Por eso conviene un sistema que le muestre el error en cristiano y le permita reemitir corregido al instante, sin descifrar códigos.
Cómo fivi simplifica todo el proceso
fivi se encarga del ciclo completo: usted llena la factura y presiona emitir; fivi arma el comprobante en versión 4.4, lo firma con su certificado (siempre cifrado y protegido), lo transmite a Hacienda y le muestra la respuesta —aceptado o rechazado— en tiempo real. Además, recibe automáticamente las facturas de sus proveedores y conserva 5 años de respaldo descargable, el plazo que exige la ley.
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Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para hacer una factura electrónica en Costa Rica?
Tres cosas: estar inscrito ante Hacienda con sus actividades económicas al día, contar con su certificado de firma digital vigente y usar un sistema que emita comprobantes en la versión 4.4, los firme, los envíe a Hacienda y le entregue el comprobante al cliente.
¿Qué es la versión 4.4 de la factura electrónica?
Es el formato vigente y obligatorio de los comprobantes electrónicos definido por Hacienda. Todo comprobante que emita hoy debe generarse y firmarse bajo el esquema 4.4 para que Hacienda lo acepte.
¿Cómo obtengo el certificado o firma digital para facturar?
La firma digital se tramita en el Banco Central de Costa Rica (y entidades autorizadas). Necesita su cédula vigente y estar al día con Hacienda y la CCSS. Con ese certificado su sistema firma cada comprobante a su nombre.
¿Qué pasó con el ATV?
Desde el 6 de octubre de 2025, el sistema TRIBU-CR reemplazó al ATV como plataforma oficial de Hacienda para los trámites tributarios y la facturación electrónica. Un facturador como fivi transmite sus comprobantes a Hacienda por usted, sin que tenga que entrar al portal.
¿Qué pasa si Hacienda rechaza el comprobante?
El comprobante queda marcado como rechazado con el motivo. Solo se considera legalmente emitido cuando Hacienda lo acepta, así que debe corregir el dato y reemitirlo. Un buen sistema le explica el error y le deja reemitir corregido de inmediato.
¿Puedo hacer facturas electrónicas gratis?
Hacienda ofrece una herramienta gratuita (TicoFactura) para emisiones básicas. Un sistema como fivi automatiza emisión, recepción de facturas de proveedores y respaldo fiscal de 5 años, pensado para quien factura seguido o lleva varias empresas.
Aviso: esta guía es informativa y puede cambiar según las disposiciones de Hacienda. No sustituye asesoría contable o legal para casos particulares.